新型コロナウイルスの影響で、日本各地の会社で半強制的に広まったテレワーク。
出社しなくても業務を続けられるテレワークは働き方改革や台風などの災害対策としても有効ですが、突然のことに何をどうしたらよいかわからないという中小企業の経営者や担当者の方も多いといいます。
そこでこの記事では、テレワーク事業部の山本がテレワークとは何か、必要な機器・ソフトなどを具体的に紹介します。
１、テレワークとは
２、自宅でネットワークを構築するには
３、自宅で従業員とコミュニケーションをとるには
※2020年7月1日時点
１、テレワークとは
テレワークとは、ITを活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つに分けられます。
ここでは、在宅勤務に焦点をあててご説明します。
次に、テレワークが可能な業務の条件として、「パソコンで作業ができる」「1人で仕事を進められる」「物理的作業がない」などの業務となります。
テレワークの導入において、システム担当者がいない規模の小さな会社では人事担当者や総務担当者、あるいは経営者が関わることが考えられます。
このような場合、ある程度パソコンやセキュリティについて知識のある人を担当にすることが必要です。
もし知識がなくてもご安心ください。丁寧に解説していきます。
テレワークを始めるにあたっては、ハード・ソフトの両面を整える必要があります。
ハード面としては「パソコン」「Webカメラ（パソコンに内蔵していない場合）」「ネット環境（ルータなど）」などが必要となります。
会社のパソコンではなく私物のパソコンを使用することも可能です。
しかし、私物を使用する場合はセキュリティ面でのトラブルが生じないよう「ウイルスソフトのインストールを行う」「OSを最新の状態に保つ」「データのバックアップを取る」などのルール作りが必須です。
導入コストとセキュリティのバランスを見極め、予算が許すのであれば会社専用のパソコンやルータなどの購入も検討しましょう。
２、自宅でネットワークを構築するには
ハード面では自宅のネットワーク環境の構築も重要です。
いつも会社で行っている業務ソフトなどを自宅で使うためには、ネットワーク構築が必要です。主な方法として「リモートデスクトップ方式」「クラウド方式」「外部持ち出し方式」の3つがあります。
リモートデスクトップ方式は、テレワーク端末からインターネットを経由して社内のパソコンに接続する方法です。
クラウド方式はクラウド型のアプリケーションを用いるものですが、使いたいソフトがクラウドアプリでなければ使用できません。
外部持ち出し方式では、テレワーク端末に通常の業務パソコンで使用している業務ソフトをインストールする必要があります。
なお、リモートデスクトップ方式の場合は社内のパソコンとは別に、もう1台パソコンが必要となります。
クラウド方式、外部持ち出し方式の場合は社内で利用しているノートパソコンを社員に持ち帰ってもらうことも社員個人のパソコンを利用してもらうことも可能です。
３、自宅で従業員とコミュニケーションをとるには
テレワークでは、従業員が遠隔で業務を行うことによるコミュニケーション不足を補い業務を円滑に進めるためにも、Web会議がとても重要な意味を持ちます。
Web会議を始めるための準備は、Web会議ソフトをインストールしてWebカメラをパソコンにつなぐだけ。
「Zoom」というテレビ会議ソフトであれば、希望の時間にミーティングを設定し、発行されたURLをミーティングの参加者に通知するのみで、導入や操作のハードルは低いといえます。
テレワークは家族から離れたスペースで行うことが望ましいです。
テレワーク用の部屋を用意できない場合は、部屋の隅に机を置いて壁を背にして仕事をしたり、簡易のパーテーションを設置してもよいでしょう。
Web会議を行うときはプライバシー保護の観点から、できるだけ家の中の様子が映り込まないようパソコンやカメラの向きに気を付けてください。
家庭の音が聞こえると会議の妨げとなりますので、Web会議を始める前は家族にひと声かけておくと良いでしょう。
Web会議のためのツールである「Zoom」について、こちらの記事で詳しく解説しています。導入をご検討の際は、ぜひご一読ください！
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