こんにちは、テレワーク推進部の山本です。
テレワークを導入して、在宅勤務に移行してみたもののZoomだけだと、チーム内の情報の共有という面でなにかと不便に感じることがあるかもしれません。
そこで今回はテレワークに便利な管理ツールをご紹介したいと思います。
また、導入する際に気になるセキュリティについても解説します。
１、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
２、世界中で使われているチャットツール「Slack」
３、クラウド上にデータを管理、共有するツール「Dropbox」
※2020年7月1日時点
１、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
・Stockの特徴
Stock（ストック）の特徴を公式の言葉を借りて表すと、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」となります。
チーム内に情報を蓄積させることに特化したビジネスツールで、チャット機能、情報集積、タスク管理に特化しており、シンプルな操作間で初心者の方でも簡単に使うことができます。
パソコンからだけではなく、iOS・Androidのアプリからも使用できることも利点の１つです。
お試しで利用できる無料プランもあり基本的な機能を使うことができますが、ノートの数が40までと制限があることやセキュリティ機能がつきません。
有料版のエンタープライズの場合、基本機能がフルにつかえるほか、高度なセキュリティ機能が利用できるようになります。
Stockの画面
・Stockのセキュリティ
Stockはセキュリティ対策も万全です。
Stockでは、データセンターとしてAmazon Web Services( 以降、AWS ) を利用しています。
AWSとは、Amazon社が提供するデータセンターサービスで、世界でも最高レベルのセキュリティと信頼性を持つデータセンターです。
AWS上で物理的に離れた複数のデータセンターに分散してサービス運用しているので、BCP（事業継続計画）の観点からもおすすめです。
また、すべての通信・情報はSSL（クレジットカード決済にも使われている安全性の高い暗号化方式）で暗号化されているので、第三者が内容を盗み見ることはできません。
２、世界中で使われているチャットツール「Slack」
・Slackの特徴
Slack（スラック）は2013年にアメリカでリリースされ、世界で50万以上の組織が利用している人気のビジネス向けツールです。
なぜこんなに人気かというと、チームでも個人でもリアルタイムでコミュニケーションがとれることや、パソコン、スマートフォンなどデバイスを選ばず使えることなどが挙げられます。
Slackでできるのは、LINEのようなダイレクトメッセージやグループチャット、マルチデバイス、ファイル共有、一括検索の5つです。
さらに、Slackは外部のWebサービス群と連携する機能があり、Googleカレンダーや Googleドライブ など、様々なサービスと連携させることができます。
下の画像は私のSlack画面ですが、デザインの模様替えもできるほか、オリジナルの絵文字を作って相手に気持ちを伝えることができたりと、自由度が高く使っていて楽しいと思える機能があります。
・Slackのセキュリティ
Slackのセキュリティは、情報システムに関する規格であるISO27000シリーズに準拠しており、万全の対策を施しています。
３、クラウド上にデータを管理、共有するツールDropbox
・Dropboxの特徴
StockやSlackは優秀なチャットツールですが、仕事で使う大量のデータを管理するということは不得手です。そんな場面で、Dropboxが活躍します。
Dropbox（ドロップボックス） は世界的なシェアを持つトレージサービスのひとつで、パソコンやスマホなどとは別にオンライン上に自分専用のスペースを持ってファイルを保存できるサービスです。
パソコンが壊れてしまっても、Web上にデータが保存されているため安心です。
間違えて上書きしたり削除したりした場合でも、30日間分のバージョン履歴が保存されているため復元ができます。
Dropboxでは共有フォルダの作成も可能です。
共有フォルダを使えば、チーム全員が最新のファイルにアクセスでき、自宅でチームの人と一緒に資料作成をすることもできるのです。
ファイルの変更や新規作成をしたものは、サーバーに自動でアップロードされ、自動でファイルが更新されます。
ビジネス版であるDropbox Businessを使えば、アクセス制限やユーザーの権限管理、データの遠隔削除などが可能です。
・Dropboxのセキュリティ
Dropbox は不正アクセス等により他のユーザーが閲覧できないよう、データの暗号化、2 段階認証の導入など、徹底したセキュリティ対策をしています。
また、Dropbox Business は、通常版よりもさらに高度なセキュリティ対策が施されています。
「ISO 27001」や「SOC 1、2、3」など、国際的に広く認められているセキュリティ規格や規制に準拠しているので、保存したデータが漏洩することはほぼ無いでしょう。
テレワークに便利な管理ツールを3つご紹介しました。今回は各ツールの特徴をまとめたものなので、登録方法、使い方などはまた個別にブログにまとめたいと思っています。もし、いますぐ詳細をしりたいという方は、ぜひお問い合わせください。
参考ページ：使いやすい！在宅勤務に利用できる便利な管理ツールまとめ